У Институту се од његовог оснивања систематично развија систем прикупљања, обраде и чувања грађе, односно ради се на класификацији фототеке, планотеке и графичке документације о српском сликарству средњег века и новијег доба. Стога Институт представља базу података од изузетног значаја за развој историје уметности у читавом балканском региону.

Картотека «Библиографије српске уметности» обухвата близу 100.000 јединица са подацима о написима објављеним до 1900. године, «Речник српских споменика» преко 5.000 картица, а «Речник српских уметника» око 2.500 картица.

Фонд институтске Фототеке данас броји око 15.000 контакт-копија, у виду картотеке, и одговарајућих негатива. Грађа сабрана у Фототеци укључује визуелне информације о широком кругу споменика и тема истраживаних у оквиру Институтских пројеката, о делима готово свих уметнчких делатности (архитектура, сликарство, предмети примењене уметности). Грађа је у вези са споменицима врло широког хронолошког распона и територијалног распростирања, од антике до XX века и од Палестине, Грузије, Јерменије и Русије до Француске и Шпаније, с тим што се највећи број информација односи на споменичко наслеђе Србије и земаља бивше Југославије, пре свих Македоније, Црне Горе и Босне и Херцеговине.